No. 91

Titolo originale: Getting to Flow

(mettersi nel flusso, arrivare al flusso, raggiungere il flusso)

Pubblicato in: Business, Project Management

Scritto da Breandán Knowlton

Quando le culture di design e cliente si incontrano davvero, emergono dei progetti magici e memorabili. Questi progetti magici non sono però a caso: sono arrivato a capire che le condizioni per creare un buon lavoro non siano misteriose e che, con alcuni cambiamenti ragionati, potete fare in modo che queste condizioni si verifichino con maggiore probabilità nel vostro prossimo progetto.

Per arrivarci, dovrete sfidare i vostri clienti, per far prendere loro parte al vostro processo creativo. All'inizio si sentiranno a disagio ed introdurranno nuove frustrazioni nel vostro processo, ma i vantaggi sono enormi e hanno il potenziale per farvi passare da semplice venditore a partner fidato.

Vogliamo fare un Buon Lavoro

Nella migliore delle partnership, tutte le parti hanno spazio per fare un Buon Lavoro: "divertirsi facendo del proprio meglio e allo stesso tempo contribuire a qualcosa che va oltre sé stessi", come Coert Visser.

Questi progetti magici tuttavia non dipendono da una singola cultura che domina la partnership, ma accadono quando tutti lavorano insieme con gli stessi ritmi. Accadono cioè quando si raggiunge uno stato di flusso.

Dobbiamo il concetto di flusso a Mihalyi Csíkszentmihályi, un professore ungherese di psicologia, che descrisse le sue osservazioni in articoli accademici e nel famoso libro Flow: The Psychology of Optimal Experience. Le definizioni di flusso possono sembrare ispirate alla New Age ed apparire vaghe, ma probabilmente conoscete già questo stato nel vostro lavoro. Flusso è quando alzate lo sguardo dopo otto ore di programmazione e realizzate che fuori è buio. Flusso è quando dite cose come “Avevo il giusto ritmo” o “ero nella zona”. Flusso è quando mettete le cuffie per isolarvi in uno spazio e in un tempo privi di distrazioni per lavorare.

Nei miei progetti migliori ho passato molto tempo a lavorare in uno stato di flusso e sospetto che sia lo stesso anche per voi. Si può dire lo stesso anche per i vostri clienti: più flusso equivale a progetti migliori. E quando si è entrambe nel flusso allo stesso momento? Succede qualcosa di magico!

La parte bella è che sia voi sia il vostro cliente potete raggiungere uno stato di flusso più spesso facendo tre cose: permettendo un feedback immediato, bilanciando capacità e sfida e impostando degli obiettivi chiari i cui progressi siano visibili.

Permettere il feedback immediato

Avete familiarità con il feedback, altrimenti noto come "spezzare i problemi grossi in problemi più piccoli e valutare i propri risultati in cicli brevi di cambiamento e controllo". Questa è una delle condizioni per il flusso e dovrebbe risultare intuitiva ai designer: dopo tutto, la maggior parte degli strumenti di design permette un feedback immediato. Cambiate una riga di markup e ne vedete i risultati in un'altra finestra. Sistemate una riga di codice e ne vedete i risultati sulla console. Anche gli strumenti social della cultura del design supportano il feedback immediato: postate un frammento su Dribbble e accumulate immediatamente visualizzazioni e like.

Tuttavia, questo aspetto può essere difficile per i clienti, che potrebbero essere abituati ad aspettare un mese o due prima di vedere e commentare il vostro lavoro, il che significa avere cicli lunghi. Comunque, ci sono due parti "feedback-rich" del web development che vengono naturali ai clienti: la user research e i test con gli utenti.

Mettere il vostro cliente in una stanza con gli utenti e il vostro lavoro man mano che procedete, su base settimanale o bisettimanale: non solo si genereranno delle nuove idee, ma anche il vostro cliente verrà introdotto ai cicli di feedback più brevi. (In realtà, questo risolve due problemi: non solo avete bisogno di un modo per portare i clienti nel vostro processo, ma i clienti tendenzialmente non vogliono spendere molti soldi in ricerca o testing, quindi dividere il fardello renderà queste attività più fattibili). Stabilire semplicemente questo ciclo più breve farà aumentare la motivazione, con il risultato di avere un lavoro di qualità più alta da parte del vostro cliente.

Prima condizione: check!

Equilibrare capacità e sfida

Capacità altamente sviluppate non sono sufficienti per spingervi nello stato di flusso: se la sfida è insufficiente, sentirete di avere il controllo o sarete rilassati, ma non nel flusso. Non è nemmeno sufficiente avere una grande sfida davanti a sé: se non siete all'altezza del compito, vi sentirete ansiosi o stimolati, ma non sarete nel flusso. Raggiungere il flusso richiede un alto livello di capacità bilanciato da un'alta difficoltà nella sfida ed è vostro compito mettere l'asticella sufficientemente in alto per il vostro cliente.

Per esempio, è comune stabilire le deadline per il contenuto e semplicemente aspettare che vengano forniti i testi e le immagini. Piuttosto che aspettare che le deadline vadano e vengano, cominciate a coinvolgere il cliente, assumendo che possa fare dei compiti significativi guidando il lavoro di scrittura per il web e cercando delle immagini convincenti. Ingaggiate delle persone presso il cliente che possano scrivere e fate subito delle sessioni di formazione per accelerare il procedimento.

Affinare le capacità del cliente in aree quali la content strategy, l'architettura dell'informazione e la scrittura per il web ridurrà la loro ansia e li metterà nella zona di “grandi capacità/grande sfida” di cui avete bisogno. Dopo che avrete investito del tempo per formarlo e dargli supporto, il vostro cliente schiererà in campo per il progetto delle persone molto produttive e super coinvolte, il che è solo un bene per il flusso di entrambe i team.

Condizione due: check!

Darsi degli obiettivi chiari (e tracciare il proprio progresso)

Il vostro cliente ha sicuramento portato nella vostra relazione i suoi obiettivi e le sue aspettative: magari vuole raggiungere un nuovo pubblico o ridurre i costi del customer service o semplicemente avere qualcosa di nuovo sul web. Sebbene questi possano aiutare con la direzione generale, vi servono alcune specifiche da poter misurare giorno per giorno.

Il vostro team potrebbe tenere traccia delle ore, delle pagine e dei pagamenti, che danno un feedback regolare rispetto al vostro obiettivo di essere pagati. Aiutate il vostro cliente a suddividere le sue aspirazioni in pezzi altrettanto tangibili. Se i suoi obiettivi sono a lungo termine e saranno realizzati solo dopo che il progetto sarà stato consegnato, dovrete trovare delle milestone più a breve termine.

Vi servono anche dei modi per rendere trasparente il vostro progresso. I report di stato formali vanno bene e sono utili, ma permettere al cliente di entrare nel vostro processo quotidiano di discussioni, sperimentazioni e test del vostro lavoro creerà un senso di avanzamento comune. Se usate un tool di project management come Basecamp, aggiungete tante persone dello staff del cliente quante hanno interesse a seguire il progetto. Non vi costa alcunché e le persone possono tranquillamente disattivare le notifiche email per il vostro progetto se pensano di riceverne troppe. Potrebbe sembrare troppo poco raffinato o informale, ma ascoltare di nascosto il vostro lavoro ogni giorno ad ogni ora aiuterà il vostro cliente a condividere il vostro senso del progresso verso gli obiettivi. Questo non esclude comunque che vi servono dei modi più formali per fare un report sul progresso e per ottenere le autorizzazioni necessarie nei punti chiave, ma avere accesso al lavoro quotidiano renderà i vostri report più accessibili per il vostro cliente.

La vostra terza e ultima condizione per il flusso: check!

Respingere

Sebbene dovreste accettare come un assioma che i vostri clienti vogliano veramente il coinvolgimento e il flusso nel loro lavoro, vedrete vari livelli di rigetto se chiedete un ruolo più attivo in un progetto. Per esempio, quando assegnate dei task di ricerca e test al vostro cliente, vedrete un po' di resistenza da parte di alcune persone già molto impegnate che non capiscono cosa state chiedendo o perché sia una buona idea esserne coinvolti.

Il trucco sta nel descrivere la user research and testing usando concetti familiari ai clienti. Le persone con maggiore anzianità in un'azienda vi riconosceranno un'opportunità per sviluppare delle nuove skill "in-house" e vi supporteranno quando parlerete di unire gli sforzi riguardo alle specifiche che vi servono per il lavoro.

Le persone del reparto comunicazioni o marketing probabilmente hanno già dimestichezza con le personae e i segmenti, quindi fate un workshop di una mattina per formarli riguardo alla user research o allo user testing informale. Poi, lasciate che mettano in pratica le loro nuove capacità aiutando il progetto web e offrendovi del feedback man mano che andate avanti. Essi sviluppano nuove skill, voi ottenete che venga fatta una ricerca utile e tutti lavorano insieme a più stretto contatto.

La cosa della vision

Questo cambiamento da venditore a partner porta in primo piano anche la necessità di una vision condivisa. Il vostro cliente deve sapere di potersi fidare, che abbiate compreso veramente i loro interessi, e voi dovrete costantemente dimostrare di aver capito i vincoli del loro business. Se sarete un partner di trasformazione, facendo dei discorsi di qualità con gli interessati fin dall'inizio, si chiuderà il ciclo per entrambe. Il sito web che costruirete sarà sicuramente migliore me avrete bisogno di questa conoscenza ogni volta che discutete il contenuto e il pubblico del progetto.

Fate colloqui con una gran varietà di persone nell'azienda del cliente e fate domande che rientrino naturalmente nella loro visione del mondo. In un modello classico, gli obiettivi aziendali spesso saranno direttamente correlati ai bisogni dei clienti, all'impatto finanziario del sito, alla capacità di sviluppo interna e ai cambiamenti ai processi. Quindi, cominciate da lì con le domande, sviluppando dei criteri di successo che si collegano a ciascuna area. Questo esercizio svilupperà un senso di ambito di progetto condiviso: non ha senso implementare una pagina o una feature che non importa a nessuno. Inoltre, vi dà anche gli input di cui avete bisogno per articolare degli obiettivi di progetto forti e vi permette di accordarvi con il cliente sul modo in cui misurare l'avanzamento rispetto a tali obiettivi.

Lavorare con piccole aziende

Per una piccola azienda, il problema sarà il tempo: nessuno ne ha. Per far funzionare le cose, dovrete dimostare che quello che state chiedendo contribuorà agli obiettivi a medio termine dell'azienda.

Scrivere contenuti migliori per il web, sarà d'aiuto la prossima volta che ci sarà una fiera o una conferenza a cui partecipare. Fare delle user research migliori vi aiuterà a rifinire i servizi e i prodotti che si offrono. Instaurare l'abitudine a un giro di feedback più corto li aiuterà ad iterare sulle loro offerte di mercato molto più rapidamente. Sviluppare degli obiettivi scritti e chiari renderà più semplice attrarre fondi e talenti. Allineare il progetto web con la posizione che vuole occupare l'azienda tra un anno o poco più vi aiuterà a costruire il supporto necessario.

Lavorare con grandi aziende

Per una grossa azienda, il problema potrebbe essere il consiglio di amministrazione. Quando ci sono molti stakeholder, potrebbe sembrare impossibile assegnare del lavoro a ogni persona. In questo caso, avete bisogno di due alleati: il punto di contatto primario (solitamente un project manager di qualche tipo) e un senior manager. Dovete convincere il manager che il vostro approccio di fusione è meno rischioso e creerà un vantaggio in termini di competitività.

Fortunatamente, queste cose sono entrambe vere. Coinvolgere molte persone all'inizio del progetto farà emergere più problemi, eluderà molti problemi di implementazione e renderà molto più diretto il processo di rilascio e mantenimento del nuovo sito. Questa riduzione dei rischi operativi e nel rilascio vale l'investimento. In secondo luogo, le capacità che state proponendo di trasferire rafforzeranno il team interno in maniera "cost-effective", permettendo che i progetti successivi vengano fatti più efficientemente ed efficacemente.

Per il vostro contatto primario in una grande azienda, la parte difficile sarà sistemare le risorse interne. Dovrete convincere questa persona che ha in effetti l'autorità per fare appello alle risorse nel contesto del progetto web (che è dove entra in gioco quel senior manager). Inoltre, dal momento che state chiedendo che queste nuove attività presso il cliente (user research, user testing, sviluppo del contenuto, etc.) vengano fatte insieme al vostro team, avrete bisogno di insistere su certi strumenti e cicli di feedback che potrebbero risultare insoliti per la cultura aziendale del cliente.

Il vostro "aggancio" consisterà nel far sì che il vostro contatto si senta più &lquo;un insider” nel vostro team, così da sviluppare un sentimento istintivo che dica loro che queste tecniche stanno funzionando. Invitateli nel vostro studio quanto più spesso potete, dandovi così la possibilità di dimostrare la vostra cultura come team cementando allo stesso tempo il senso di lavoro comune. E per il vostro contatto, fare delle riunioni fuori dall'ufficio farà aumentare il loro prestigio nell'organizzazione, il che aiuta a portare a termine le cose.

Perché tutto questo ha importanza

Vogliamo mostrare ai nostri clienti non solo che il design è un lavoro, ma anche che i progetti di web design ben pensati possono portare benefici tangibili ai prodotti, ai servizi e alle culture delle aziende con cui lavoriamo. I clienti non si aspettano di vivere un'esperienza di trasformazione con il tizio che gli vende le graffette, ma partecipare in un solido progetto web ha quel potenziale.

Se create queste tre condizioni per il flusso nei vostri progetti, sia il vostro team sia quello del vostro cliente passeranno più tempo impegnati in maniera produttiva. Entrambe i team saranno più presi dal progetto, impareranno facendo le cose e alzeranno il loro livello di capacità. Entrambe avranno l'occasione di fare esperienza della gioia spontanea della creazione. Questo non è solo buono per la qualità del sito web: queste sfide renderanno più felici entrambe i team, perché collaboreranno a qualcosa che nessuno dei due potrebbe fare da solo.

Se siete seri riguardo la creazione di prodotti magici, pemettete ai vostri clienti di costruire la loro produttività e fate corrispondere sfide e capacità. Non siate semplicemente venditori: siate partner nel portare i progetti nel flusso.

Illustrazioni: Carlo Brigatti

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Cenni sull'autore

Breandán Knowlton

Breandán Knowlton è Chief Product Officer di Europeana, in cui si cerca di rendere accessibile l'intero patrimonio culturale europeo attraverso una sola API. Ha scritto un libro/eBook sul #webpm intitolato A Practical Guide to Managing Web Projects e ha indossato occhiali geek fin da quando aveva due anni.