No. 224

Titolo originale: Project Management for Humans

Pubblicato in: Project Management

Scritto da Brett Harned

Una nota degli editori: siamo lieti di condividere un estratto dal Capitolo 6 del nuovo libro di Brett Harned, Project Management for Humans, disponibile ora da Rosenfeld Media.

Da bambino amavo il gioco Tetris. Ho giocato per ore alla versione del Game Boy. È semplice capire il concetto di piccole forme che si uniscono in modo logico per raggiungere uno scopo chiaro. I pezzi si completano l'un l'altro, ma tutti funzionano naturalmente in modi diversi. Il gioco è rimasto con me fin dalla mia infanzia (e no, non sono un gamer). Adesso ce l'ho sul mio telefono e sull'iPad e mi scopro a giocarci quando sono in volo o se sono annoiato, aspettando che qualcosa accada (ossia mai, di questi tempi). Sia che ci giochi molto sia che non ci giochi, ho fissa in testa l'idea di far combaciare per bene delle forme e di eliminare delle righe di lavoro. È il project manager che c'è in me.

Ma questo è il punto: quello che fanno quotidianamente i project manager quando devono gestire risorse o staff è simile a Tetris e si tratta di una grossa sfida di project management che tutti affrontiamo. La differenza maggiore tra la gestione delle risorse e Tetris? I membri del team a cui stiamo cercano di assegnare dei compiti non sono dei blocchetti. Sono esseri umani e come tali dobbiamo trattarli.

Anche il vostro team è fatto da persone!

Per favore, smettiamo di chiamare le persone “risorse”. Stiamo semplicemente assegnando personale ai progetti o distribuendo compiti. Non stiamo usando le persone solo per portare a termine delle cose: stiamo chiedendo loro di risolvere i problemi che sono presenti nei nostri progetti.

Preparatevi per la pianificazione organizzata delle risorse

La sfida nella gestione di un team è assicurarsi che il team sia occupato e che lavori sui task, ma che non sia completamente oltre le proprie capacità. È un equilibrio difficile da trovare, particolarmente quando i vostri progetti richiedono una varietà di skill in tempi diversi, che sembrano cambiare troppo spesso.

Al livello più elementare, dovrete impostare un sistema per tracciare i vostri progetti e il tempo che i membri del team passano su quei progetti (si veda la Figura 6.1). Un obiettivo semplice è essere sicuri di poter rispettare con sicurezza le scadenze dei progetti sapendo che il vostro team è davvero disponibile a fare il lavoro correlato. Sembra un obiettivo semplice, ma spesso è difficile da raggiungere per via dei cambiamenti nei progetti, dei cambiamenti nel calendario del personale (cose che capitano nella vita di tutti i giorni) e per il flusso entrante di nuovo lavoro e nuove richieste. Ma non è una sfida insormontabile. In effetti, potrebbe venirvi in aiuto un semplice foglio di calcolo, in particolar modo se state gestendo un team piccolo. Fondamentalmente si tratterà di tracciare questi aspetti:

  • Progetti (Elencateli tutti, anche quelli non fatturabili, o le altre cose che non sono progetti finiranno per richiedervi un sacco di tempo, come il business development).
  • Persone (Elencate ogni persona con cui lavorate).
  • Tempo stimato (Tracciate ore, giorni, settimane, etc. Fate le vostri stime, basandovi sulla vostra timeline o sul calendario, di quanto tempo passerà ogni persona su un progetto o nell'esecuzione di un task).
Spreadsheet che mostra ogni persona come intestazione di una colonna, con le righe che corrispondono ai vari task, tutti sommati in fondo.

Figura 6.1: Usate un Google Spreadsheet, Numbers o Excel per inserire i dati del vostro progetto e del team.

Un paio di osservazioni su come usare un foglio di calcolo per prevedere la disponibilità del team:

  • Dovrebbe essere impostato su base settimanale per ridurre al minimo la confusione (usate i tab nel vostro spreadsheet per ogni nuova settimana).
  • Prendete sempre in considerazione le cose “non fatturabili” che devono essere fatte (come gli stand up meeting, i task interni, vendite, etc.).
  • La cella finale contiene una formula che calcola le ore al posto vostro: se le ore superano il vostro limite tipico (pensate alla 40 ore lavorative settimanali), diventerà rossa per avvisarvi. Converrebbe avere una buona idea di quanto dovrebbe essere ”utilizzato” qualcuno (solitamente un buon obiettivo è 32 ore/settimana).
  • Se preferite, potete inserire anche le ore effettivamente loggate nel vostro sistema di time tracking. Potrebbe aiutarvi con le stime future. (Se non state tracciando il tempo, controllate le percentuali di tempo con il vostro team per averne un'idea dall'interno).
  • Controllate le vostre stime con il vostro team per essere sicuri che le ore si allineino effettivamente con la loro stima del task (questo potrebbe aiutarvi ad evitare quel numero rosso!).
  • Ogni settimana, comunicate queste ore all'intero team. Essere sicuri che tutti “ne siano a conoscenza“ vi aiuterà in qualunque progetto. Discuterne con i singoli vi aiuterà a capire il lavoro, i blocchi e possibilmente anche i vari modi di lavorare.

Tool

Il panorama dei tool di project management è in costante cambiamento. C'è un numero di tool sul mercato che vi aiutano a gestire e comunicare questi dati. Se state lavorando con un team di 10 o più persone, dovreste abbandonare l'approccio spreadsheet per qualcosa di più ufficiale, organizzato e supportato. Bonus: molti di questi tool gestiscono più del solo resourcing!

Il punto è che non si tratta solo di numeri. La questione che rende difficile la stima delle ore di progetto di un team è che ciascuno lavora in maniera diversa. In questo caso, non c'è modo di standardizzare il fattore umano ed è proprio questo a renderlo difficile. Dimenticatevi del fatto che nessuno nel vostro team è un robot e che ognuno lavora al proprio ritmo. Pensate ai giorni di malattia, alle vacanze, ai ritardi da parte del clienti, ai cambiamenti nei progetti e così via. È un flusso ininterrotto di forme che devono incastrarsi in quella scatola che è il progetto. Assicuratevi di avere un dialogo costante sui vostri piani per lo staff e sulle problematiche/sfide.

Abbinate le capacità delle risorse ai progetti

I progetti rallentano solo quando non si prendono delle decisioni. In quel momento magico in cui le cose funzionano davvero bene, dovrete assicurarvi che il vostro team possa continuare con quel ritmo. L'unico modo per farlo è mettendovi in connessione con il vostro team e comprendendo cosa li motiva. Ecco alcune cose da considerare:

  • Interessi: se un membro del vostro team ama la birra, perché non mettere quella persona sul design del sito del birrificio? Magari ci sono più persone che vorrebbero essere su quel progetto ma che sono tutte impegnate su altri progetti. Questi sono i punti di rottura: dovete fare quel che è giusto per l'azienda e per il vostro budget. Se potete mettere gli interessi davanti a tutto, è fantastico. Non sempre funziona in questo modo per tutti, ma è un buon primo passo da provare.
  • Skill set: è semplice quanto conoscere il lavoro di ogni membro del team. Alcune persone sono destinate a creare tipi specifici di design o esperienze. Non solo ha a che fare con gli interessi, ma ha anche a che fare con i punti di forza nell'ambito di tali attività. Certo, posso amare birra, ma questo non significa che sono destinato a fare il design del sito che si rivolge al pubblico che il cliente sta cercando di raggiungere.
  • Orari in movimento: i progetti cambieranno sempre. Una settimana sai che stai lavorando con una scadenza fissa e la settimana successiva quella è cambiata per via dei clienti, dei bisogni del progetto o per qualche altra ragione. È difficile sapere quando questo cambiamento accadrà, ma quando avviene, dovreste avere ben chiaro come riempirete il tempo di qualcuno con dell'altro lavoro.
  • Festività: le persone le allungano sempre. Pianificate per questo!
  • Vacanze: è fantastico esserne a conoscenza in anticipo. Assicuratevi di conoscere le politiche della vostra azienda sulle vacanze. Mai e poi mai dovreste essere il PM che dice “Bene, hai una scadenza per il giorno X e questo sarà in conflitto con il tuo viaggio molto costoso/esaltante, quindi, ehm… no”. Chiedete alla gente di richiedere le ferie almeno un mese in anticipo così che possiate pianificare per tempo per far funzionare le cose.
  • Malattia: siamo tutti umani, il che significa che un giorno stiamo bene e quello dopo siamo a letto. Dovreste essere sempre pronti con un piano di back-up. Non dovrebbe ricadere sugli stakeholder del vostro cliente il dover creare del tempo in più, ma a volte è così che funziona. O a volte dovreste cercare qualcuno che prenda parte a dei task intermedi per tenere in pista le cose mentre la vostra “rock star” o il vostro “ninja” si riprende.

Allineate i piani con il personale

Quando lavorate duramente per tenere il passo con i piani di personale, dovete avere dei piani di progetto aggiornati. Un piccolo cambiamento in un piano potrebbe causare un cambiamento nello staff, anche se per poche ore, e far deragliare tutto il resto.

Risparmiate un esaurimento a voi e al vostro staff

Se siete presi e non è previsto che rallenterete presto, dovrete aggiornare spesso questo spreadsheet (o tool). Se lavorate in un'agenzia, vi aiuterà anche conoscere quello che verrà dopo. Rimanete allineati con la persona incaricata delle vendite o che assegna i nuovi progetti così che possiate anticipare i bisogni e le timeline successive. In alcuni casi, potreste mettere dei dati base nel vostro foglio di calcolo o tool, così da poter anticipare le esigenze.

Una buona gestione delle risorse può giustificare più aiuto

Il valore del tracciare questi dati va oltre i vostri progetti. Può aiutare i proprietari di business a prendere importanti decisioni sulla crescita di un'azienda.

Non importa quello che fate, assicuratevi di comunicare le decisioni sul personale quanto più potete. Se siete in un'organizzazione che gestiste il cambiamento costantemente, sapete che è un obiettivo difficile da raggiungere. In effetti, i vostri numeri saranno sempre un po' fuori, ma troverete pace nel sapere che state facendo tutto il possibile per tenere testa al problema della mancanza di risorse. Allo stesso tempo, il vostro team apprezzerà che state facendo tutto quello che potete per proteggere il loro equilibrio vita-lavoro.

Anche gli stakeholder sono delle risorse

Quando state lavorando in un team su un progetto, dovete anche considerare gli stakeholder come decision maker. Diciamocelo chiaramente: nessuno è mai stato addestrato ad essere un bravo cliente, stakeholder o sponsor di progetto. Oltre a questo, probabilmente essi lavorano contemporaneamente su vari progetti con diverse persone. La vita da cliente può essere frenetica! Quindi, fate quello che potete per aiutarli a pianificare in maniera appropriata il loro tempo. In generale, dovreste far sapere agli stakeholder che dovranno pianificare queste cose:

  • Riunioni: condurrete un kickoff meeting, gli aggiornamenti di stato settimanali, la revisione dei deliverable, etc.
  • Pianificazione: avete bisogno che gli stakeholder discutano dei calendari per far sì che le persone si presentino a tali riunioni.
  • Raccogliere feedback: sembra facile, me non lo è. Vi servirà un persona che passi del tempo con tutti gli stakeholder per ottenere il loro feedback e per metterlo insieme così che voi siate sicuri che non ci siano opinioni contrastanti.
  • Ricercare le decisioni: ci sono dei punti in ogni progetto in cui una persona deve assicurarsi che ci sia accordo e che si possano prendere delle decisioni affinché il progetto vada avanti.
  • Email e telefonate quotidiane ad hoc: salteranno fuori delle domande e delle richieste e avrete bisogno di una risposta tempestiva.
  • Attività: vi potrebbe servire la revisione e l'approvazione delle fatture o la revisione e discussion di richieste di modifiche. Gli stakeholder dovranno trovare il tempo di far funzionare il progetto dal loro lato delle cose.

Si tratta di molto lavoro e, proprio come il lavoro di PM, è molto difficile da quantificare o pianificare. Se siete in buone mani, lavorerete con qualcuno che ha delle buone capacità di PM. Se non lo siete, dategli la lista precedente insieme a una copia di questo libro. No, seriamente, se potete assisterli nella pianificazione del loro tempo, potrebbe essere semplice quanto includere degli action item o dei to do per loro in una email settimanale o nel vostro report sullo stato. Ricordate semplicemente che sono impegnati e vogliono anche loro che il progetto vada avanti senza problemi. Aiutateli a farlo accadere.

TL; DR

Gestire i progetti può essere difficile, ma essere la persona che gestisce chi lavora su cosa e quando può essere ancora più difficile. Tuttavia, se non tenete traccia delle informazioni di base, probabilmente troverete difficile rispettare le scadenze e chiudere i progetti senza grossi problemi. Ecco alcune semplici cose che potete fare per essere sicuri che il vostro team rimanga occupato ma non completamente sovraccaricato:

  • Impostate un semplice spreadsheet per prevedere i progetti e le ore per membro del team.
    • Questi dati dovrebbero essere basati su ciò che è incluso nell'ambito del vostro progetto e nelle timeline: assicuratevi di controllare bene.
    • Dovreste provare uno dei tool di resourcing disponibili ora.
  • Assicuratevi di tener conto di un numero di fattori che non potete necessariamente controllare in questo processo, per esempio, interessi, skill set, orari che cambiano, festività, vacanze e così via.
  • Tenete conto del vostro processo di vendita se siete in un'agenzia e rimanete aggiornati sulle nuove richieste di progetto.
  • Ricordatevi che state gestendo delle persone.

Volete saperne di più?

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Cenni sull'autore

Brett Harned

Brett Harned è un digital project management consultant, coach e community advocate di Philadelphia, Pennsylvania. Risolve problemi importanti per i team che desiderano produrre progetti digitali di qualità in armonia e ha recentemente lavorato con aziende quali Simple, YNPN, Navy Federal Credit Union e molte altre digital agencies.

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