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farfalle nello stomacoTitolo originale: Training the Butterflies: Interview with Scott Berkun

Scritto da Liz Danzico, Scott Berkun

Pubblicato in: Industria, Business

Tutti vi hanno assistito almeno una volta. Una persona affermata cammina sul palco ad una conferenza e poco dopo una o più delle situazioni seguenti si verifica: si rompe il microfono, il relatore sottolinea ogni frase con “ummm,”, comincia ad essere fuori tempo, bisbiglia così piano che nemmeno la prima fila riesce a sentirlo, la tecnologia gli si rivolta, va a tentoni su una domanda impossibile, si dimentica tutto e rimane in piedi sul palco in un silenzio imbarazzante. E tutto va a rotoli.

Ci sono buone e dimostrabili ragioni per aver paura di parlare in pubblico, ma Scott Berkun, autore e relatore professionista, sottolinea che almeno “ non possiamo dire che parlare in pubblico faccia più paura della morte.” Per questo è molto curioso che il parlare in pubblico sia spesso elencato tra alcune delle paure peggiori dell'uomo, assieme alla malattia, la morte, gli ascensori, l'altezza e i serpenti. Ma la verità è che nessuno è mai morto (perlomeno direttamente) facendo una presentazione. Nell'ultima impresa di Berkun, un libro intitolato Confessions of a Public Speaker [Confessioni di un relatore, ndr], dà dei consigli per superare questa paura a tutti quelli che vogliono che l'auditorio li ascolti.

Il pubblico nudo

E' una delle cose più importanti che facciamo: comunicare le nostre idee agli altri. Ci si aspetta che le persone con grandi idee le presentino sia in piccole stanze con due persone sia su un palco davanti a migliaia di persone. E Berkun ha capito, attraverso la sua esperienza di prima mano, che non stava facendo un lavoro particolarmente buono. Avendo cominciato a 24 anni con una presentazione di fronte a 200 ingegneri e managers in Microsoft, mette insieme la sua esperienza personale (“mi è capitata la maggior parte delle cose peggiori”), i disastri e i successi dei suoi colleghi e le ricerche tratte da più di 50 libri sul parlare in pubblico per presentare dei consigli estremamente pragmatici sul comunicare agli auditori.

Ammaestrare le farfalle nello stomaco

Parte della questione (guarda caso!) è il pubblico. E il libro di Berkun ci aiuta a capire che i nostri cervelli, quando guardiamo una massa di persone che ci fissano, rende impossibile smettere di avere paura per quella che riconosce essere una pessima situazione: siamo in piedi da soli in un territorio aperto e per di più senza armi. C'è un istinto primario, una risposta alla paura del nostro sistema nervoso, che ci dice che ci sono buone probabilità che verremo attaccati e mangiati vivi. Sul palco!
Berkun ci assicura che le paure che le persone cercano disperatamente di placare in realtà fanno bene. Per tutto il suo libro, ci assicura che la paura è naturale e comune nei relatori, siano essi alle prime armi o esperti. Come assicura Edward R. Murrow, “I migliori relatori sanno abbastanza da avere paura... L'unica differenza fra i professionisti ed i novellini è che i professionisti hanno ammaestrato le farfalle nello stomaco per farle volare in formazione.”

Si tratta solo di buon senso

Questo Don’t-Make-Me-Think [noto libro di Steve Krug, ndr] del parlare in pubblico è pieno di consigli di buon senso e di guide pratiche - informazioni che molti, probabilmente, o sono troppo educati o sono troppo nervosi per raccontare. Per esempio, Non siate noiosi perché altrimenti il peggio che potrete fare è soddisfare le aspettative: è così ovvio che potreste chiedervi perché non vi siate tranquillizzati prima con questo pensiero nel backstage. Arrivate presto per sedervi nei posti del pubblico: è talmente una buona idea che desidererete voi stessi, esperti di user-centered design, di averla pensata. Trovate dei modi per avere un onesto feedback dalle persone dopo la vostra presentazione: questo è un aspetto spesso dimenticato del parlare in pubblico.
La lista dei consigli pragmatici è tanto varia quanto utile.

Comincia con la pratica. Non sorprende che Berkun suggerisca di provare il proprio materiale; nella vostra camera in hotel o a casa, provate l'intera presentazione ad alta voce. Egli enfatizza che l'obiettivo non è la memorizzazione, bensì la sicurezza. Per la presentazione al pubblico, la pratica che il relatore avrà fatto gli permetterà di “improvvisare e di reagire a situazioni inattese”— disturbatori, domande difficili, pubblico annoiato e problemi tecnici —: tutte cose che possono capitare. (Relatore avvisato...)

Berkun, inoltre, sottolinea l'importanza di soddisfare le aspettative dell'audience: ciò include recitare e mantenere la parte sul palco. Molto probabilmente non siete mai andati ad una lezione per sentire qualcuno che si scusa. Ma spesso vi sarà capitato di vedere i relatori che camminano sul palco, vanno a tentoni con le slides e la prima cosa che fanno è scusarsi per il suono, le luci o per non essere maggiormente preparati. Berkun suggerisce che, a discapito di quel che succede, i relatori devo recitare una parte: essere sicuri di sé stessi piuttosto che ammettere che ci siano problemi nel loro equipaggiamento.

Inoltre, la metà dell'audience di un relatore siede nel mezzo della sala, il resto ancora più lontano. “Come può il pubblico vedere bene il relatore?”, si chiede Berkun. Un relatore deve essere una versione di sé stesso molto più grande e parlare con un volume molto più alto di quello che usa solitamente. “Siate una versione di voi stessi più appassionata, interessante e totalmente calata nella parte. Questo è quello che il vostro pubblico è venuto a sentire.”

Le cose peggiori capitano alle persone buone

Non importa quanto ci prepariamo: le cose brutte capitano. E potrebbe essere di conforto sapere che accadono alle persone buone. Il libro termina con un capitolo di storie di disastri, raccontati perché “voi non potete fare peggio di così”— afferma il titolo del capitolo. Anche la pianificazione più attenta non può prevenire gli incidenti e i fiaschi. Con l'aiuto di Berkun sapremo però cosa aspettarci ed andremo avanti come se nulla fosse.

Ma cos'altro sa Berkun? Ho continuato questo discorso direttamente con lui:

Anche con una perfetta tempistica della presentazione, succedono cose negative. Il pubblico vuole che il relatore faccia bene la sua presentazione, ma c'è sempre un punto in cui le cose vanno male per una serie di ragioni ed il relatore perde la fiducia del pubblico. Questo momento viene definito “eating the microphone.” [mangiare il microfono, ndr].

C'è un altro capitolo nel libro tutto incentrato sui disastri e sulle contro-mosse che si possono mettere in atto per gestirli o per aggirarli. Se conoscete il vostro audience, avrete pensato molto bene ai vostri punti e provato abbastanza da creare un buon ritmo, quando qualcosa andrà storto tutto ciò che dovrete fare sarà saltare una battuta. Nessuno si preoccuperà se coprirete cinque punti invece di sei: andate avanti e basta. Non trovate una parola? Dimenticatevene. Una slide appare strana? Scusatevi ed andate avanti. Davvero, a nessuno importa. Andate avanti con lo show ed il pubblico vi seguirà. Non tentate di recuperare in tempo reale qualcosa che è chiaramente andato storto: non ne vale la pena. Dovete conoscere i vostri cinque punti anche se la corrente va via. Non abbiate paura del silenzio. Fate un respiro, fermatevi un attimo, ricollegatevi con voi stessi ed andate avanti. Un breve pausa è un modo facile per riconquistare l'attenzione di qualunque audience: il silenzio ha molto più potere di quello che le persone credono.

Parlare in pubblico è ritenuta una delle peggiori paure degli esseri umani, insieme alle malattie, alla morte e alla paura dell'altezza. Cosa lo rende così temibile?

E' molto semplice! E' una tragedia che nel 2010 le persone combattano ancora per stare sveglie durante i meeting e nelle conferenze in tutto il mondo. La tecnologia non ci ha liberato dalle persone noiose, o, forse più accuratamente, non ci ha liberato dalle persone interessanti che diventano noiose quando sono in piedi di fronte ad un gruppo di altre persone.

Parte del problema deriva dal fatto che le persone si preoccupano delle cose sbagliate: hanno paura di essere derisi o che possano dire qualcosa di imbarazzante, ma, come spiego nel libro, queste cose capitano raramente. L'errore più comune è non prepararsi nel modo giusto. La maggior parte dei relatori annoia a morte il proprio pubblico vagando ed inciampando nelle proprie elucubrazioni: è un problema facilmente evitabile se si inquadrano le sfide correttamente, che è poi l'obiettivo del mio libro. Non è così difficile parlare bene se pensi alle sfide che pone nella maniera giusta.

Non c'è un modo univoco per costruire una presentazione e ciascuno ha il proprio personale metodo di preparazione per una presentazione, dalle mappe mentali a PowerPoint.

Saltare subito su PowerPoint o Keynote vi fa creare troppe slide e vi fa pensare poco. Una presentazione dovrebbe essere centrata sui punti chiave di cui parlerete e su come ne parlerete. Le slides dovrebbero aiutarvi a dire quelle cose, ma quasi mai possono dirle per voi.

L'obiettivo reale è essere chiari, interessanti, persuasivi o utili. Avere degli enormi mazzi di fantasiose slides non vi assicura nessuna di queste cose. Essere chiari, interessanti e tutte le altre belle cose succede se avete pensato attentamente al vostro argomento. Lincoln, Martin Luther King e Churchill erano bravissimi senza avere una sola slide. Sono convinto che molti relatori sarebbero bravissimi con meno, o addirittura senza, slides: senza PowerPoint sarebbero costretti a pensare in modo chiaro, a considerare il loro pubblico, affinare le loro idee ed usare molto meno tempo. Una manna considerando quanto sia facile!

Raccomando caldamente di lavorare su carta o lavagna o qualunque altro mezzo non digitale su cui possiate lavorare liberamente. Fate una lista dei punti che volete coprire o delle idee/sensazioni/domande chiave che volete che il vostro audience porti con sé andandosene, e sviluppate queste per prime. Poi provate a parlare dei migliori cinque punti che avete tirato fuori per cinque minuti. Non pensate a parlare, fatelo e basta. Alzatevi in piedi e, ad alta voce, coprite i vostri punti come se fosse la vostra intera presentazione. Quando inciampate, fermatevi e rivedete quel che volete dire. Aggiungete delle note, fate dei cambi ed esercitatevi ancora dall'inizio. Poi, quando vi sembra di aver raggiunto un buon risultato ed avete una traccia chiara, siete finalmente ad un punto in cui PowerPoint può esservi utile.

Quando poi si mettono a lavorare in PowerPoint, le persone si agitano così tanto sulla costruzione del loro “discorso pubblico” che si dimenticano del concetto base del raccontare una storia, che, come hai rimarcato in una presentazione per Ignite di O'Reilly, è una cosa che abbiamo fatto da sempre, da quando gli esseri umani sono diventati una specie. Puoi spiegarci come possiamo trovare una buona storia da raccontare sul palcoscenico?

La storia migliore è la storia del pubblico. Perché sono lì? Che cosa vogliono imparare? Che cosa sanno già? L'obiettivo è quello di far coincidere quello che voi dite con quello che vogliono o hanno bisogno di sentire. La forma viene dopo la funzione anche nelle presentazioni. Se capite davvero il vostro audience, farete presentazioni più semplici. I designers dovrebbero essere relatori eccellenti proprio per questa ragione, ma ironicamente, di solito sono abbastanza scarsi.

Voglio parlare del ritmo. Nel tuo libro citi John Medina, il quale ritiene che 10 minuti siano la quantità di tempo massima in cui la maggior parte delle persone può prestare attenzione alla maggior parte delle cose. Sottolinei l'importanza di questo studio per decidere la velocità di una presentazione.

I registi e gli autori di teatro parlano di beats [Beat è un termine utilizzato per descrivere la temporizzazione ed il movimento di un film o di uno spettacolo teatrale., ndr]: ogni narrazione ha un ritmo e le performance migliori usano un'attenta temporizzazione degli eventi e delle azioni per mantenere efficacemente l'attenzione delle persone. Una presentazione ad una conferenza è solo un tipo diverso di media e le persone che vi riescono bene sanno usare il tempo con grande attenzione.

Un grosso errore che fanno i relatori è quello di contare le slides piuttosto che i minuti. Trenta slides potrebbero servire per un'ora o per dieci minuti, chi può saperlo? Beh, il relatore farebbe bene a saperlo! Sarebbe meglio che i relatori si esercitassero almeno un po' di volte così da capire quanto ci vuole per raggiungere ciascuno dei beat, o punti, principali contenuti in quel materiale, tagliando dove vanno lunghi fino a che non creano un ritmo gradevole, naturale e forte che l'audience può facilmente seguire. Se avete una presentazione da 30 minuti, dividetela in quattro o cinque tronconi di tempo. Sviluppate il vostro materiale con questa idea in testa.

Siamo così ben educati nei confronti degli altri, che non ci diciamo mai la verità riguardo le nostre presentazioni. Come possono fare i relatori per avere un onesto feedback riguardante la propria presentazione dalle persone che vi hanno assistito?

Quando qualcuno dice “Bel lavoro!”, rispondete “Grazie, ma come avrei potuto migliorare la mia presentazione?” Fate intuire che possono stare tranquilli e dire quello che pensano realmente. Oppure prendete una videocamera e guardate cinque minuti di voi che parlate. Potete perfino assumere dei professionisti come me perché vi insegnino. E' più semplice che mai avere un feedback ma dovete essere abbastanza coraggiosi o rispettare abbastanza il tempo del vostro audience per ottenerlo.

Quando guardi altre persone fare delle presentazioni, qual è la cosa che ti infastidisce di più delle presentazioni degli altri?

Mi infastidisce molto quando mi si fa perdere tempo. Se ho la sensazione che capirei di più leggendo il loro blog o il loro libro, mi alzo e lascio la sala. Se avverto che il relatore non ha pensato abbastanza ai suoi argomenti e non si è esercitato almeno una volta sul suo materiale, mi alzo e lascio la sala. Le persone che fanno “ummm” ad ogni frase, usano un gergo (o si inventano il proprio), si nascondono vigliaccamente dietro alla complessità, parlano senza fine di loro stessi e dei loro risultati, o che sembra non abbiano idea che ci sia un pubblico, mi fanno arrabbiare. Chiunque dimostri onestamente che si cura del pubblico e si è chiaramente sforzato di essergli utile, mi trattiene al mio posto. La sorpresa è che quasi tutti possono ottenere ciò, ma pochi lo fanno. Di nuovo, è molto semplice.

Il sito del libro sarà una risorsa sempre aggiornata o ti stai indirizzando verso altre cose?

Sul sito ci sono molte cose che non ci sono nel libro e verrà aggiornato di tanto in tanto, ma il posto principale su cui trovare informazioni è scottberkun.com, dove ho il mio blog su cui scrivo regolarmente del pensiero creativo, della comunicazione e di qualunque argomento i lettori facciano richiesta.

Grazie, Scott per le strategie su come ammaestrare le farfalle nello stomaco e per la possibilità di evitare i disastri e riprendersi dagli incidenti quando capitano!

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Cenni sull'autore

Liz Danzico

foto ritratto di Liz Danzico

Liz Danzico è in ugual parte designer, educatrice ed editrice. E' la preside del MFA Interaction Design Program alla School of Visual Arts. Per buona parte del suo tempo scrive su www.bobulate.com.

Scott Berkun

foto ritratto di Scott Berkun

Scott Berkun è l'autore dei best seller Making Things Happen, The Myths of Innovation, e Confessions of a Public Speaker. Ha un blog molto popolare sul pensiero creativo e su altri curiosi intrattenimenti all'indirizzo www.scottberkun.com.